Miksi lippukunnan kannattaisi ottaa järjestelmä käyttöön?
Office 365-lisenssi antaa mahdollisuuden luoda partio.fi-päätteisiä sähköpostiosoitteita ja käyttää Microsoft Teamsia muun muassa keskusteluun, etäkokousten järjestämiseen sekä tiedostonhallintaan. Yksi merkittävimmistä O365:n eduista on sen tietoturva. Järjestelmän tietoturvasta vastaa Suomen Partiolaiset.
Lippukunta voi luoda O365:ssa itselleen keskustelukanavia, vaikkapa koko lippukunnalle yhteisen ja kesäleirin suunnittelulle omansa. Kanavien käyttöoikeuksia voi myös rajata esimerkiksi siten, että hallituksen kanavalle pääsevät vain hallituksen jäsenet.
Tiedostojen hallinta on toinen O365:n keskeisistä eduista. Hallituksen kokousten pöytäkirjat ja kesäleirin suunnittelutiedostot eivät enää ole hajallaan lippukuntalaisten omilla tietokoneilla, vaan kaikki tärkeät tiedostot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta. Tiedostoja voi myös muokata verkossa, jolloin esimerkiksi kokouksen esityslistaa on helppo täydentää.
Keskustelukanaville ja niiden tiedostoihin pääsevät käsiksi kaikki, joilla lippukunnassa on mahdollisuus käyttää O365:sta (ks. seuraava kohta). Teamsin kautta järjestettäviin etäkokouksiin voi kutsua myös niitä lippukuntalaisia, joilla ei ole O365-oikeuksia, tai jopa partion ulkopuolisia. Lisäksi Teamsissa on paljon erilaisia sovelluksia, jotka lisäävät sen toiminnallisuutta.
Ketkä lippukunnassa pääsevät käyttämään O365:sta?
Kaikki, joilla on joku seuraavista pesteistä merkittynä Kuksaan:
- Hallituksen puheenjohtaja tai jäsen
- Ikäkausijohtajat ja ikäkausivastaavat: akela, sampo, tarpojaluotsi, samoajaluotsi, vaeltajaluotsi (Huom: toistaiseksi oikeuksia ei ole aikuisluotsilla tai sisujohtajalla, vastaavalla sisujohtajalla sen sijaan on O365-oikeudet)
- Joulukampanjapäällikkö
- Jäsenrekisterinhoitaja
- Lippukunnan ansiomerkkivastaava
- Lippukunnanjohtaja, lippukunnanjohtajan apulainen, ohjelmajohtaja ja pestijohtaja
- Sihteeri ja taloudenhoitaja
- Tiedottaja
Lisäksi pestinhaltijalla pitää olla jäsenmaksu maksettuna, Kuksan käyttöehdot hyväksyttynä, sekä pestin päättymispäivä enintään kolmen vuoden päässä ja merkittynä Kuksaan. Edellä mainittujen kriteerien täytyttyä tunnuksen voi käydä luomassa vaikka heti.
Kun pestinhatija luo itselleen O365-tunnuksen, hän saa partio.fi-sähköpostiosoitteen, oman OneDrive-kansion ja pääsyn Teamsiin. Sähköpostiosoite ja OneDrive-kansio ovat henkilökohtaisia ja ne poistuvat pestin päättyessä. Lippukunnan Teamsiin luomat kanavat ja sinne ladatut tiedostot sen sijaan säilyvät vaikka pestinhaltijat vaihtuvat.
Lippukunnassa mietittäväksi ennen O365 käyttöönottoa
Onko lippukunnassa sellaisia aktiivijäseniä, jotka jäävät järjestelmän ulkopuolelle? Teamsissa oleva tiedostokirjasto ja keskustelukanavat ovat vain yllä mainittujen pestinhaltijoiden käytössä.
Missä keskustelut ja tiedostonjako hoidetaan nyt? Onko riski, että keskustelu sirpaloituu nykyisten kanavien ja Teamsin välille tai ei siirry sinne ollenkaan? Teamsin käyttöönotosta on sovittava yhteisesti lippukunnassa ja käyttäjien on sitouduttava järjestelmän käyttöön.
Teamsin tiedostonhallinta sopii mainiosti dokumenttien tallennukseen. Suurikokoisten tiedostojen (videot ja kuvat) säilytykseen se ei sovellu. Tarvitaanko niille jokin vaihtoehtoinen ratkaisu?
Onko lippukunnan tietoturva tällä hetkellä kunnossa? Teamsissa käydyn keskustelun ja tiedostonhallinnan tietoturvasta vastaa Suomen Partiolaiset.
Apua ja opastusta
Kattavat ohjeet partion O365-ympäristöön ja sen käyttöön löydät täältä: https://www.partio.fi/partiolaiselle/apua-ja-ohjeita/jemma-ja-sahkoposti/.
Lippukunnille tarjotaan lisäksi säännöllisiä koulutuksia O365-maailmaan, niistä infoa täällä: https://www.partio.fi/partiolaiselle/apua-ja-ohjeita/kuksa-ja-office-365-koulutus/. Koulutusta voi myös pyytää omalle lippukunnalle tai ryhmälle osoitteesta palvelu@partio.fi. Jos järjestelmän käytössä tulee ongelmia tai jotain kysyttävää, myös niissä asioissa voitte laittaa viestiä em. osoitteeseen.